Conditions générales d'utilisation et de vente

Article 2

Documents contractuels

Le Contrat est constitué, par ordre juridique décroissant d'importance, des documents suivants :

• Le Bon de commande ou, pour les abonnés en ligne, l'offre et les options choisies lors de la souscription (offre, nombre et type de Sièges, périodicité) ;
• Ses Annexes suivantes (les Annexes n'ont pas de hiérarchie entre elles) : Annexe Garantie de sauvegarde et restauration de données ; Annexe Protocole d'import des données du CLIENT ; Annexe Site(s) d'hébergement ; Annexe Sous-traitant des traitements ; Annexe Traitement mis en œuvre pour le compte du CLIENT ; Annexe Description sommaire du logiciel et prérequis techniques ; Annexe Conditions d'utilisation du complément Microsoft Word ;
• Le présent document.

Article 3

Objet

Le présent document a pour objet de définir les conditions dans lesquelles THEMIS SYSTEM s'engage à mettre à la disposition du CLIENT les Applicatifs et à lui fournir les Services associés, et les conditions, y compris financières, dans lesquelles le CLIENT peut y accéder et en bénéficier.

Article 4

Durée et fin du contrat

Durée

Le Contrat entrera en vigueur à la date spécifiée dans le Bon de Commande ou à la date de création d'un compte en ligne par le CLIENT (« Date d'entrée en vigueur »). Toutefois, le CLIENT ne bénéficiera de l'accès aux Services qu'à compter de la remise des identifiants de connexion aux Services (« Date de prise d'effet »).

Abonnement en ligne. L'abonnement est souscrit pour une période mensuelle ou annuelle, au choix du CLIENT. Il est renouvelé automatiquement pour une période de même durée, sauf résiliation par le CLIENT depuis l'espace de gestion de l'abonnement ; la résiliation prend effet à la fin de la période en cours. Aucun remboursement, total ou partiel, n'est dû au titre de la période en cours, y compris lorsqu'un abonnement annuel est résilié avant son terme.

Abonnement par Bon de commande. Le Contrat est conclu pour la durée déterminée dans le Bon de commande. Il est renouvelé par tacite reconduction pour des périodes d'égale durée, sauf si l'une des Parties notifie à l'autre son intention d'y mettre fin par lettre recommandée avec accusé de réception ou tout autre moyen comportant date de réception certaine, en respectant un préavis de deux (2) mois avant la date anniversaire du Contrat.

La fin de l'abonnement rend immédiatement indisponible l'accès aux Services.

THEMIS SYSTEM peut, à son entière discrétion, interrompre son offre de Services et Applicatifs. Dans ce cas précis, le CLIENT dispose d'un délai de trois (3) mois durant lesquels l'offre sera maintenue en l'état pour assurer la continuité et permettre au CLIENT de procéder, le cas échéant, à la récupération de ses données. THEMIS SYSTEM ne saurait être tenu responsable envers le CLIENT ou un tiers de la résiliation.

Résiliation pour manquement

En cas de manquement par l'une des Parties à l'une de ses obligations au titre du Contrat, la Partie défaillante sera autorisée, un (1) mois après mise en demeure notifiant le manquement en cause et envoyée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou tout autre moyen comportant date de réception certaine, adressée à la Partie défaillante et restée sans effet ou immédiatement en cas de manquement non réparable, à résilier le Contrat par simple envoi d'une lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou tout autre moyen comportant date de réception certaine, nonobstant le droit de demander indemnisation du préjudice subi.

Conséquences de la fin du Contrat

Au terme du Contrat, pour quelque raison que ce soit, le droit d'utilisation des Applicatifs et Services concédé par THEMIS SYSTEM au titre du Contrat sera automatiquement résilié et les Données cesseront immédiatement d'être accessibles sur les serveurs de THEMIS SYSTEM. Le CLIENT pourra récupérer ses Données via les outils d'export mis à sa disposition au travers des Applicatifs avant la fin du Contrat (sauf disposition légale ou réglementaire imposant à THEMIS SYSTEM de les conserver pour une durée plus longue).

En toutes hypothèses, THEMIS SYSTEM supprime les Données à l'issue de la Période de Transition prévue à l'article 20, soit trente (30) jours après la date de fin effective du Contrat.

Réversibilité

On entend par « Réversibilité » l'ensemble des opérations permettant au CLIENT de récupérer ses Données à la cessation du Contrat. Le CLIENT peut récupérer à tout moment ses Données via les outils d'export mis à sa disposition au sein des Applicatifs, dans un format standard réutilisable. À la demande du CLIENT formulée avant la date d'expiration ou de résiliation du Contrat, THEMIS SYSTEM lui apporte son assistance pour la récupération de ses Données pendant la Période de Transition définie à l'article 20, selon les modalités qui y sont prévues. L'export des Données au moyen des outils mis à disposition s'effectue sans frais supplémentaires ; toute prestation d'extraction ou de restitution assistée excédant cet export pourra être réalisée par THEMIS SYSTEM dans le cadre d'un contrat de services professionnels. Il appartient au CLIENT de récupérer l'intégralité de ses Données avant leur suppression intervenant trente (30) jours après la date de résiliation effective du Contrat.

Changement de fournisseur

Conformément au règlement (UE) 2023/2854 (« Data Act »), le CLIENT peut demander à passer à un autre fournisseur ou à sa propre infrastructure, moyennant un préavis de deux (2) mois au plus. THEMIS SYSTEM lui permet alors, pendant la Période de Transition, d'exporter ses Données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et lui apporte l'assistance raisonnable prévue par ce règlement. Aucuns frais de changement de fournisseur ne sont facturés. Si la Période de Transition est techniquement impossible à respecter, THEMIS SYSTEM en informe le CLIENT dans un délai de quatorze (14) jours ouvrables et propose une autre période, qui ne peut excéder sept (7) mois.

Toute stipulation du Contrat qui, de façon expresse ou tacite, a pour vocation à continuer de produire des effets après la résiliation ou l'expiration du Contrat restera en vigueur après ladite résiliation ou expiration. La résiliation ou l'expiration du Contrat n'ont pas vocation à diminuer les droits, recours, obligations ou engagements dont les Parties peuvent se prévaloir ou auxquelles elles sont tenues à la date de résiliation ou d'expiration.

Article 5

Absence de droit de rétractation

Le présent Contrat est conclu entre professionnels pour les besoins de l'activité du CLIENT, l'exercice de la profession d'avocat. En conséquence, le CLIENT reconnaît qu'il ne bénéficie d'aucun droit de rétractation, le service étant directement lié à son activité principale.

Le CLIENT est informé lors de la souscription à une formule d'abonnement aux Services que le contrat entre immédiatement en vigueur. Par la signature du Bon de commande ou la validation du compte en ligne, le CLIENT demande expressément l'exécution immédiate des Services.

Droits d'utilisation des Applicatifs

THEMIS SYSTEM concède au CLIENT, à titre non-exclusif, un droit d'accès à et d'utilisation des Applicatifs et de leur Documentation, par les Utilisateurs, pour la durée du Contrat et pour le territoire français.

L'usage des Services est personnel. Chaque Utilisateur désigné comme intervenant par le CLIENT dans le cadre de l'abonnement souscrit est le seul bénéficiaire du service. Toute utilisation partagée d'un accès aux Services par plusieurs personnes physiques, concomitante ou non, entraînera une résiliation du contrat.

Le CLIENT est responsable de l'utilisation conforme des Applicatifs et Services par les Utilisateurs. Le CLIENT ne pourra céder de quelque façon que ce soit le droit d'accès aux Services sans l'accord préalable et écrit de THEMIS SYSTEM.

Le CLIENT est autorisé à permettre à un tiers d'accéder aux Applicatifs dans les mêmes conditions que le CLIENT, pour la réalisation par ledit tiers de prestations pour compte propre (par exemple dans le cadre d'un projet d'externalisation (outsourcing)) ou toute autre circonstance convenue entre les Parties. Dans une telle hypothèse, le CLIENT garantit que le tiers qu'il aura choisi respecte l'ensemble des droits de THEMIS SYSTEM sur les Applicatifs.

Modalités de fourniture des Services

Les Services sont fournis dans le cadre d'une infrastructure mutualisée utilisant les ressources de THEMIS SYSTEM, sous réserve du respect par le CLIENT des obligations lui incombant.

THEMIS SYSTEM peut, à tout moment, modifier les Applicatifs et/ou les Services, ou changer la manière dont les Services sont fournis, s'il peut être raisonnablement supposé que cela ne cause pas de désagrément au Client, ou si cette modification améliore les Services.

Le CLIENT reconnaît avoir été informé par THEMIS SYSTEM de l'ensemble des prérequis techniques nécessaires au fonctionnement optimal des Services, notamment grâce à l'Annexe « Description sommaire du logiciel et prérequis techniques ». Le CLIENT est par ailleurs informé du fait que ces prérequis peuvent évoluer, notamment pour des raisons techniques. Si une évolution intervient en cours de contrat, le CLIENT en sera informé au préalable. Le CLIENT est seul responsable de l'accès aux Services, il lui appartient de prendre toutes dispositions pour maintenir cet accès. THEMIS SYSTEM est dégagé de toute responsabilité en cas d'impossibilité d'accès aux Services du fait d'un évènement échappant à son contrôle.

L'accès aux Services est autorisé pour le nombre d'Utilisateurs défini dans le Bon de commande ou sur la plateforme en ligne. Le CLIENT est informé que lorsque le nombre maximal d'Utilisateurs est atteint, l'accès aux Services est impossible pour tout autre Utilisateur.

Pour les abonnés en ligne, chaque Utilisateur occupe un Siège. Le Siège junior est réservé aux avocats inscrits au barreau depuis moins de deux (2) ans, dans la limite d'un Siège junior par CLIENT ; le Siège standard n'est soumis à aucune condition ; le Siège réduit donne accès aux Services sans crédits d'intelligence artificielle inclus.

Des logiciels tiers sont fournis ou peuvent être accessibles dans le cadre des Services. Ces derniers sont identifiés dans la liste des Applicatifs (dans l'annexe Description sommaire du logiciel). Le CLIENT ne pourra utiliser ces logiciels tiers dans le cadre des Services que conformément aux termes des licences des tiers.

S'agissant des licences de tiers qui ne sont pas fournies par THEMIS SYSTEM, il incombe au CLIENT de conclure les licences nécessaires à l'utilisation des logiciels tiers dans le cadre des Services. THEMIS SYSTEM n'est en aucun cas partie auxdits contrats et la fourniture des Services ne constitue en aucun cas une prestation de distribution desdits logiciels. THEMIS SYSTEM ne saurait supporter la responsabilité d'une quelconque défaillance du CLIENT quant à ses obligations vis-à-vis des tiers titulaires des droits de propriété intellectuelle sur les logiciels concernés. Il appartiendra au CLIENT de relever et garantir THEMIS SYSTEM, en tant que de besoin, de toute condamnation au principal, intérêts, frais et accessoires qui pourraient être mise à sa charge en raison de l'utilisation irrégulière d'un logiciel tiers due à une faute du CLIENT.

Accès aux Services — Disponibilité

L'accès aux Services par les Utilisateurs s'effectue, pour chaque Utilisateur, à l'aide de ses identifiants à partir de tout ordinateur fixe ou portable, même non situé dans les locaux du CLIENT.

Le CLIENT veille à ce que ses Utilisateurs conservent strictement confidentiels leurs Identifiants d'accès. Les Identifiants sont personnels, ne peuvent être utilisés que par les Utilisateurs autorisés par le CLIENT pour accéder aux Services et ne doivent en aucun cas être communiqués à des tiers, y compris à d'autres Utilisateurs.

Le CLIENT est seul responsable de l'utilisation, de la gestion et de la confidentialité des Identifiants. Il s'assure que seules les personnes dûment autorisées accèdent aux Services. Il informe sans délai THEMIS SYSTEM de toute compromission, perte, utilisation non autorisée ou suspicion de faille de sécurité liée aux Identifiants, afin que des mesures appropriées puissent être prises dans les meilleurs délais.

En cas de perte ou de compromission d'un Identifiant, une procédure de réinitialisation des Identifiants pourra être mise en œuvre sur demande du CLIENT. THEMIS SYSTEM se réserve par ailleurs le droit de suspendre ou de clôturer le compte de l'Utilisateur concerné si nécessaire, sans que sa responsabilité ne puisse être engagée à ce titre.

Les Services sont accessibles via le réseau internet. Dans le cadre d'une obligation de moyens, THEMIS SYSTEM met en œuvre ses meilleurs efforts pour assurer l'accessibilité des Services, sous réserve des aléas techniques inhérents à internet, des plages de maintenance et des éventuels ralentissements et interruptions d'accès qui peuvent en résulter, dont THEMIS SYSTEM ne peut être tenue responsable. Compte tenu de ces aléas techniques inhérents aux services de type SaaS, THEMIS SYSTEM ne fournit aucune garantie de continuité ou de disponibilité des Services. À ce titre, THEMIS SYSTEM ne garantit pas que le fonctionnement des Services fournis s'effectuera sans interruption ou sans erreur. Sous réserve de dispositions légales contraires, toute autre garantie, expresse ou implicite, est expressément exclue.

En cas d'incident technique entravant ou empêchant l'accès aux Services, signalé par le CLIENT, THEMIS SYSTEM fera ses meilleurs efforts afin de rétablir les Services dans les meilleurs délais.

En tout état de cause, THEMIS SYSTEM ne peut être tenue responsable en cas de :

• Utilisation des Services non conforme à sa destination ;
• Une panne matérielle ou logicielle d'un ou plusieurs éléments du système informatique ou du réseau du CLIENT ;
• Une défaillance des réseaux de communications électroniques, ralentissement ou engorgement du réseau internet ou du réseau du CLIENT ;
• Une contamination du système informatique du CLIENT par un virus informatique ;
• Un acte de piratage ou une intrusion frauduleuse dans le système informatique du CLIENT ;
• Et plus généralement, tout acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage des Services ou d'un de ses composants par les Utilisateurs du CLIENT, ou tout tiers, ou cas de force majeure.

Volumétrie

Si le CLIENT utilise un stockage externe à THEMIS SYSTEM, il est seul et entièrement responsable de son stockage.

Si le CLIENT utilise le stockage THEMIS SYSTEM, le volume de stockage choisi par le CLIENT est mentionné dans le Bon de commande ou lors de l'abonnement en ligne.

Pour les abonnés par Bon de commande, en cas de dépassement du volume de stockage, le CLIENT sera immédiatement informé et devra opter soit pour passer à la tranche supérieure de volume de stockage, laquelle sera facturée prorata temporis, à compter de la date de dépassement effectif du volume initialement prévu, soit revenir en-deçà du volume de stockage initial dans un délai maximum de cinq jours en s'acquittant pour la durée effective de dépassement du tarif majoré mentionné dans le Bon de commande.

Crédits

L'utilisation par le CLIENT de l'intelligence artificielle consomme des crédits. Pour les abonnés en ligne, chaque Siège junior ou standard inclut dix mille (10 000) crédits par mois ; le Siège réduit n'en inclut pas. Pour les abonnés par Bon de commande, le nombre de crédits inclus est celui mentionné dans le Bon de commande. Les crédits inclus sont attribués pour le mois en cours : les crédits non consommés à la fin du mois sont perdus et ne donnent lieu à aucun remboursement.

En cas de consommation de la totalité des crédits disponibles pour la période, le CLIENT en sera immédiatement informé et devra, pour continuer à utiliser l'intelligence artificielle, acheter des crédits supplémentaires, lesquels seront facturés aux conditions figurant dans le Bon de commande ou lors de l'abonnement en ligne.

Accès depuis d'autres applications

Les Services sont également accessibles depuis le complément Themis pour Microsoft Word (Annexe 7), l'application mobile, l'agent Themis pour Windows et le serveur MCP (Model Context Protocol).

Le serveur MCP permet au CLIENT de connecter à ses Données un assistant d'intelligence artificielle tiers de son choix. Les Données transmises à ce tiers le sont à l'initiative et sous la responsabilité du CLIENT, qui s'assure que ce tiers présente des garanties suffisantes, notamment au regard du secret professionnel. THEMIS SYSTEM n'est pas responsable du traitement des Données par ce tiers.

Article 7

Obligations des Parties

Obligations de THEMIS SYSTEM

THEMIS SYSTEM s'engage à fournir les Services au CLIENT, en conformité avec les dispositions du présent document, et selon les règles de l'art, dès la Date de prise d'effet. THEMIS SYSTEM s'engage :

• à affecter en permanence à l'exécution du présent Contrat un personnel qualifié et compétent ;
• à avoir et maintenir pendant toute la durée du présent Contrat tous les permis, agréments, certifications et autorisations nécessaires pour exécuter ses obligations au titre du présent Contrat ;
• à avoir, et continuer à avoir, tous les droits nécessaires pour céder ou concéder au CLIENT tous droits de propriété intellectuelle dans les conditions définies au présent Contrat ;
• à ce que les Services soient conformes à la réglementation en vigueur qui leur est applicable pendant toute la durée du Contrat et à prendre, à ses frais et promptement, toutes mesures nécessaires pour les rendre conformes dans le cas où ils cesseraient de l'être en tout ou partie.

Obligation de collaboration du CLIENT

Le CLIENT s'engage à collaborer avec THEMIS SYSTEM et à fournir ou garantir l'accès à toute information ou éléments dont THEMIS SYSTEM pourrait raisonnablement avoir besoin afin de remplir ses obligations au titre du présent Contrat.

Article 8

Propriété intellectuelle

Droits de propriété et utilisation du Logiciel

Les Applicatifs, et la Documentation qui y est associée, sont et demeurent la propriété de THEMIS SYSTEM ou de ses concédants de licence.

Le CLIENT s'interdit, par le présent Contrat, de reproduire tout élément du code des Applicatifs, par quelque moyen que ce soit, sous quelque forme que ce soit et sur quelque support que ce soit.

Le Client concède à THEMIS SYSTEM le droit d'utiliser et d'incorporer toute suggestion, demande d'amélioration, recommandation, correction ou commentaire. Ce droit est irrévocable et s'entend sans aucune contrepartie financière, ce que le Client accepte expressément.

Garantie d'éviction

THEMIS SYSTEM garantit qu'il dispose de tous les droits de propriété intellectuelle permettant de conclure le présent Contrat et qu'à ce titre, les Services fournis en exécution du présent Contrat ne portent pas atteinte à des droits de tiers et ne constituent pas une contrefaçon d'une œuvre préexistante.

THEMIS SYSTEM garantit le CLIENT contre toute action en revendication de tiers sur le fondement de la contrefaçon, de la concurrence déloyale et/ou des agissements parasitaires résultant de, ou liée à l'utilisation des Services par le Client.

THEMIS SYSTEM prendra à sa charge l'ensemble des condamnations au principal, frais et accessoires auxquels pourrait être condamné le CLIENT par une décision de justice devenue définitive. Cette garantie ne sera acquise qu'à la condition que le Client : (1) informe immédiatement THEMIS SYSTEM par écrit de cette réclamation ; (2) confie à THEMIS SYSTEM le contrôle exclusif de la contestation et du règlement de la réclamation, y compris le droit de transiger ; et (3) fournisse à THEMIS SYSTEM toute l'assistance, l'ensemble des informations et tous les pouvoirs raisonnablement nécessaires à la contestation et au règlement de la réclamation. THEMIS SYSTEM n'assumera que les dépenses de procédure ou règlements qu'elle aura expressément acceptés par écrit.

Article 9

Maintenance

THEMIS SYSTEM assure régulièrement des prestations de maintenance des Applicatifs concernés par le présent Contrat. Il préviendra le CLIENT au moins 24 heures à l'avance si ces prestations de maintenance peuvent affecter l'accès aux Services.

Propriété sur les Données

Le CLIENT est seul titulaire des droits sur les Données traitées dans le cadre des Services.

Le CLIENT concède, en tant que de besoin, à THEMIS SYSTEM et à ses sous-traitants une licence non exclusive et mondiale, gratuite et cessible lui permettant d'héberger, de mettre en cache, de copier et d'afficher lesdites Données aux seules fins de l'exécution des Services et exclusivement en association ou à l'occasion de ceux-ci.

La présente licence prendra fin automatiquement à la cessation du présent Contrat, sauf nécessité de poursuivre l'hébergement des Données et leur traitement, notamment dans le cadre de la mise en œuvre des opérations de Réversibilité.

Le CLIENT déclare et garantit qu'il dispose de toutes les autorisations nécessaires à l'exploitation des Données dans le cadre des Services et qu'il peut en concéder librement licence dans les termes susvisés à THEMIS SYSTEM et à ses sous-traitants. Le CLIENT déclare et garantit en outre qu'en créant, installant ou téléchargeant les Données dans le cadre des Services, il n'excède aucun droit qui lui aurait éventuellement été concédé sur tout ou partie des Données et qu'il ne porte pas atteinte à des droits de tiers.

Le CLIENT s'engage à indemniser THEMIS SYSTEM de toutes les conséquences pécuniaires que THEMIS SYSTEM pourrait être amené à supporter en raison d'un manquement du CLIENT au regard des garanties susvisées concernant les Données.

Le CLIENT veillera à ne pas placer à l'occasion de l'utilisation des Services des Données qui nécessiteraient que THEMIS SYSTEM se conforme à des lois ou des réglementations spécifiques autres que celles expressément prévues dans le Contrat.

Localisation et hébergement des Données — Union européenne

THEMIS SYSTEM héberge et traite les Données dans des centres de données situés dans l'Union européenne, en France et en Irlande. Les traitements d'intelligence artificielle générative sont réalisés dans l'Union européenne. Certains sous-traitants listés en Annexe 4 appartiennent à des groupes établis hors de l'Union européenne ; tout transfert de Données Personnelles qui en résulterait est encadré par les garanties prévues par la Législation relative à la protection des données, notamment une décision d'adéquation (dont le cadre de protection des données UE–États-Unis) ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Données techniques d'usage

Dans le cadre de l'utilisation des Services, THEMIS SYSTEM collecte des données techniques relatives aux modalités d'utilisation des Applicatifs (notamment données de connexion, fréquence et habitudes d'utilisation, journaux techniques, mesures de performance et retours d'expérience transmis via les fonctionnalités prévues à cet effet). Ces données techniques sont distinctes des Données et n'incluent ni le contenu des dossiers du CLIENT, ni les Données Personnelles de sa Clientèle, ni son expertise professionnelle. Le CLIENT autorise THEMIS SYSTEM à exploiter ces données techniques, sous une forme anonymisée et agrégée, aux seules fins d'assurer le bon fonctionnement, la sécurité et l'amélioration des Services. Ces données ne sont ni commercialisées, ni cédées à des tiers. La mesure d'audience est hébergée dans l'Union européenne et peut être désactivée pour le CLIENT sur simple demande à privacy@themis-system.com.

Accès aux Données

L'accès aux Données est réservé au seul CLIENT.

THEMIS SYSTEM n'y accède que lorsque c'est strictement nécessaire à la fourniture des Services et, pour le support, à la demande ou avec l'autorisation du CLIENT. Chaque accès est tracé, et les personnes habilitées sont tenues à la confidentialité.

THEMIS SYSTEM s'engage à prendre toutes les mesures de sécurité conformes à l'état de l'art concernant le contrôle d'accès logique.

THEMIS SYSTEM reconnaît que les Données peuvent être couvertes par le secret professionnel de l'avocat (article 66-5 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971). Elle ne les consulte, ne les utilise et ne les communique qu'aux fins et dans les limites prévues au Contrat.

Le CLIENT est informé et accepte que THEMIS SYSTEM puisse accéder à ses Données et les transmettre sur réquisition d'une autorité administrative ou judiciaire habilitée à accéder aux Données. THEMIS SYSTEM signale à l'autorité requérante que les Données sont susceptibles d'être couvertes par le secret professionnel de l'avocat et ne communique que les Données strictement visées par la réquisition. Sauf si la réquisition l'en empêche, elle informe le CLIENT sans délai de son existence et des Données transmises.

Accessibilité et sécurité des données, données personnelles et données sensibles

THEMIS SYSTEM, agissant en qualité de Sous-traitant au sens de la Législation relative à la protection des données, s'engage à traiter les Données Personnelles qui lui sont ainsi confiées conformément aux dispositions de l'Annexe « Traitement mis en œuvre pour le compte du Client » du présent Contrat.

S'agissant des Données Personnelles collectées et traitées par chacune des Parties pour leur compte propre pour les besoins de gestion administrative du présent Contrat, et concernant le personnel de l'autre Partie, chacune des Parties reconnaît les traiter en qualité de Responsable de traitement au sens de la Législation relative à la protection des données et s'engage à ce titre à respecter l'ensemble des obligations leur incombant en cette qualité en vertu de ladite Législation.

THEMIS SYSTEM ne sera en aucun cas responsable du non-respect par le CLIENT de ses obligations légales ou conventionnelles au regard des Données Personnelles et des Données Sensibles.

Le CLIENT est seul responsable de la création, de la sélection, de la conception, de l'utilisation des Données par les Utilisateurs Finaux dans le cadre des Services. Il est également seul responsable de la collecte et du traitement des Données Personnelles et des Données Sensibles par les Utilisateurs. Lorsque la législation à laquelle le CLIENT est soumis impose de recueillir au préalable l'autorisation des personnes dont les Données Personnelles sont traitées ou que ladite législation met à la charge de la personne appelée à traiter ces Données Personnelles un ensemble d'obligations, il incombe au seul CLIENT et sous sa seule responsabilité de se conformer aux dispositions législatives applicables et d'obtenir les éventuelles autorisations préalables.

Le CLIENT reconnaît que THEMIS SYSTEM n'a aucun contrôle sur le transfert des Données via les réseaux de télécommunication publics utilisés par le CLIENT pour accéder aux Services et notamment le réseau Internet. Le CLIENT reconnaît et accepte que THEMIS SYSTEM ne puisse garantir la confidentialité des Données lors du transfert de celles-ci sur lesdits réseaux publics. En conséquence, THEMIS SYSTEM ne pourra en aucun cas voir sa responsabilité engagée en cas, notamment, de détournement, de captation, de corruption des Données, ou de tout autre évènement susceptible d'affecter celles-ci, survenant à l'occasion de leur transfert sur les réseaux de télécommunication publics. Dans le cadre de la présente clause, les termes de Données incluent les Données Sensibles et les Données Personnelles.

Article 11

Conditions financières

Les conditions financières du présent Contrat sont stipulées dans le Bon de Commande ou lors de la création d'un Compte en ligne.

Pour les abonnés en ligne, les prix sont ceux affichés lors de la souscription. L'abonnement est payable d'avance, au début de chaque période mensuelle ou annuelle, par carte bancaire ou tout autre moyen proposé par le prestataire de paiement de THEMIS SYSTEM. Le prix de l'abonnement annuel est dû en entier, y compris en cas de résiliation avant son terme. Les crédits supplémentaires sont payables à l'achat.

Le prix des Services est fonction d'une ou plusieurs modalités telles que les frais d'utilisation, le montant des redevances (périodique ou fixe) etc. Les prix mentionnés au Bon de Commande ou au Compte en ligne pourront être révisés périodiquement chaque année à l'initiative de THEMIS SYSTEM et conformément à la formule de révision mentionnée dans le Bon de Commande ou en ligne.

En outre, en cas de modification substantielle des coûts d'exploitation ou d'évolution majeure des Services, THEMIS SYSTEM pourra procéder à une révision exceptionnelle, sous réserve d'en informer le CLIENT avec un préavis de 30 (trente) jours. Le CLIENT pourra refuser la révision en résiliant le Contrat avant la date d'entrée en vigueur du nouveau tarif. À défaut, la révision sera réputée acceptée.

Le montant total des redevances dues pour la durée d'abonnement souscrite reste définitivement acquis et/ou dû, même en cas de résiliation de l'abonnement pour quelque cause que ce soit.

Pour les abonnés par Bon de commande, dans le cadre du renouvellement de la formule d'abonnement, les tarifs appliqués pourront être révisés à la hausse à hauteur de trois fois l'augmentation de l'indice SYNTEC. Toute augmentation de tarifs supérieure à cette limite devra être notifiée au CLIENT par tout moyen écrit au moins 30 jours avant la date d'expiration de la formule d'abonnement.

Le CLIENT accepte que le prix de certains Services soit variable en fonction de l'utilisation effective desdits Services ou du volume utilisé.

En cas de contestation d'une facture, le paiement de la facture contestée demeure dû. Si la contestation est admise, un avoir sera adressé au CLIENT dans les meilleurs délais.

Faute de paiement dans les délais contractuels de la totalité des sommes dues à THEMIS SYSTEM en exécution du présent contrat, THEMIS SYSTEM adressera au CLIENT une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par tout autre moyen comportant date de réception certaine, lui enjoignant de procéder au paiement dans le délai de quinze (15) jours à compter de la réception de ladite lettre. À défaut de paiement de la totalité des sommes dues au principal, intérêts et frais dans le délai de quinze (15) jours, THEMIS SYSTEM pourra interrompre l'accès aux Services et sera autorisé également à résilier le présent Contrat, de plein droit, sans préavis ni formalité judiciaire, et le CLIENT restera redevable du paiement du prix complet de l'abonnement, sans préjudice du droit pour THEMIS SYSTEM de recouvrer les sommes dues et tous dommages et intérêts éventuels.

Tout retard de paiement donnera lieu au paiement par le CLIENT de pénalités de retard fixées, conformément à l'article L. 441-10 du code de commerce, à trois (3) fois le taux d'intérêt légal, lesquelles seront d'office portées au débit du compte du CLIENT sans qu'un rappel ou une mise en demeure préalable ne soit nécessaire. Conformément à l'article D. 441-5 du code de commerce, THEMIS SYSTEM pourra exiger le règlement par le CLIENT d'une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros pour frais de recouvrement en plus des pénalités de retard précitées.

Article 12

Garanties

THEMIS SYSTEM garantit la conformité des Applicatifs à la Documentation associée, leur bon fonctionnement, ainsi que l'intégrité des Données traitées et/ou générées par les Applicatifs.

Les Services sont en évolutions régulières. THEMIS SYSTEM peut y apporter des modifications, améliorations, ajout de nouvelles fonctionnalités. L'interface graphique et l'accès aux différentes fonctions peuvent aussi évoluer.

THEMIS SYSTEM ne fait aucune autre garantie expresse ou implicite relativement aux Services, y compris, notamment, toute garantie implicite de qualité marchande ou d'adéquation des Applicatifs à un objectif particulier. THEMIS SYSTEM ne garantit pas les résultats des Services et n'est tenu que d'une obligation de moyens. Il ne garantit pas que les fonctionnalités des Services satisferont les exigences du CLIENT. Les Parties reconnaissent qu'un logiciel peut contenir des erreurs et que toutes les erreurs ne sont pas économiquement rectifiables ou qu'il n'est pas toujours nécessaire de les corriger. THEMIS SYSTEM ne garantit pas en conséquence que l'ensemble des défaillances ou erreurs des Applicatifs sera corrigé.

THEMIS SYSTEM inclut et rend disponibles des fonctionnalités issues de fournisseurs tiers, incluant un module d'intelligence artificielle. Bien que ces services soient intégrés, THEMIS SYSTEM ne garantit explicitement ou implicitement la performance, la précision, la fiabilité ou l'exhaustivité des informations ou des résultats générés par ces services tiers.

Article 13

Responsabilité

THEMIS SYSTEM ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices indirects subis par le CLIENT qui pourraient survenir du fait ou à l'occasion de l'exécution du présent Contrat et de ses suites. Par dommages indirects, on entend notamment, sans que cette liste soit limitative, les pertes de gains ou de profits, perte de chance, dommages commerciaux, les conséquences de plaintes ou réclamations de tiers contre le CLIENT, nonobstant le fait que THEMIS SYSTEM aurait été averti de l'éventualité de leur survenance.

En tout état de cause la responsabilité de THEMIS SYSTEM, en cas de dommages survenu au CLIENT, pour quelque raison que ce soit et quel que soit le fondement juridique invoqué ou retenu, tous préjudices confondus et cumulés, sera expressément limitée et ne pourra en aucun cas excéder le montant total des sommes effectivement payées par le CLIENT au titre du Contrat au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de la responsabilité.

La responsabilité de THEMIS SYSTEM ne pourra toutefois être exclue ou plafonnée en cas de dommages corporels ou de dommages causés par le dol ou la faute lourde telle que définie par la jurisprudence. De même, elle ne pourra être plafonnée ou exclue en cas de manquement par THEMIS SYSTEM à la garantie d'éviction.

La responsabilité de THEMIS SYSTEM ne pourra en aucun cas être recherchée en cas :

• d'utilisation des Services d'une façon non prévue dans la Documentation utilisateur ou d'utilisation non expressément autorisée par le présent Contrat ;
• de modification de tout ou partie des Applicatifs ou des informations accessibles via les Services non effectuée par THEMIS SYSTEM ou par l'un des prestataires agréés désignés par ce dernier ;
• d'utilisation de tout ou partie des Services alors que THEMIS SYSTEM, suite à une difficulté ou pour quelque autre raison que ce soit, avait recommandé d'en suspendre l'utilisation ;
• d'une utilisation des Services dans un environnement ou selon une configuration ne respectant pas les prérequis techniques de THEMIS SYSTEM, ou en lien avec des programmes ou données de tiers non expressément avalisés par THEMIS SYSTEM ;
• de survenance de tout dommage qui résulterait d'une faute ou d'une négligence du CLIENT, ou que celui-ci aurait pu éviter en faisant appel aux conseils de THEMIS SYSTEM ;
• d'utilisation en lien avec les Services de programmes non fournis ou avalisés par THEMIS SYSTEM et susceptibles d'affecter les Services ou les Données du CLIENT.

Article 14

Assurances

Chacune des Parties déclare être assurée pour toutes les conséquences dommageables dont elle pourrait être tenue responsable dans le cadre du Contrat, auprès d'une compagnie d'assurance de premier rang notoirement solvable.

Elle pourra obtenir communication de l'autre partie des attestations d'assurance indiquant la nature des risques couverts et leur montant, ainsi que de tout justificatif, notamment du règlement des primes.

Article 15

Règlement amiable des différends

En cas de différend qui viendrait à naître entre les Parties à propos de la validité, de l'exécution ou de l'interprétation du Contrat, les Parties s'engagent à coopérer avec diligence et bonne foi en vue de trouver une solution amiable.

À compter de la date de réception du courrier notifiant l'existence d'un différend, les Parties disposeront d'un délai de trois mois pour tenter d'y mettre fin de manière amiable. Si l'une des Parties en fait la demande, les Parties se réuniront avec des interlocuteurs de niveau Direction Générale. Pendant ce délai, chaque Partie s'interdit d'introduire une action en justice contre l'autre Partie.

La présente procédure de règlement amiable des différends constitue un préalable obligatoire à l'introduction d'une action en justice entre les Parties. Chaque Partie s'engage donc à en respecter les termes sous peine d'irrecevabilité de l'action en justice introduite en violation de la présente clause.

Faute d'avoir constaté par écrit leur accord mutuel à l'extinction du différend à l'issue de ce délai de trois mois, chaque partie sera de nouveau libre de faire valoir ses droits en justice dans les conditions prévues à l'article « Loi applicable et attribution de compétence ».

Article 16

Clause de confidentialité

Chaque partie s'interdit de divulguer les informations confidentielles auxquelles elle pourrait avoir accès dans le cadre du présent contrat. Sont considérés comme confidentiels toutes les informations et tous les documents désignés comme tels, qui lui seront transmis par l'autre Partie, quel que soit le support utilisé pour cette transmission (papier, dessins, supports informatiques, etc.) ou la forme (écrite, orale, etc.) de cette transmission.

En conséquence, les Parties s'engagent à limiter la communication des informations confidentielles aux seules personnes affectées à l'exécution du présent Contrat. Étant précisé que chaque partie s'engage à faire respecter à son personnel, à ses fournisseurs et à tout tiers intervenant, la plus stricte confidentialité pour l'ensemble des opérations qu'elle réalise dans le cadre des présentes, au moyen de la conclusion préalable et par écrit d'un engagement de confidentialité reprenant les obligations de la présente clause.

Ne seront toutefois pas considérées comme confidentielles les informations qui étaient connues du public antérieurement à leur divulgation sans qu'il y ait eu manquement au présent contrat.

Les dispositions du présent article demeureront en vigueur pendant une durée de deux (2) ans à compter de l'expiration du présent Contrat.

Article 17

Communications et notifications

Sous réserve de l'accord préalable et écrit du CLIENT, THEMIS SYSTEM peut mentionner, à titre gracieux, sa dénomination, sa marque et son logo comme référence commerciale, pendant la durée du Contrat et trois ans après son terme, dans le respect de la charte graphique éventuellement associée. Le CLIENT peut retirer cet accord à tout moment ; THEMIS SYSTEM supprime alors ces références dans un délai raisonnable.

Article 18

Clause de force majeure

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d'un manquement à l'une de ses obligations contractuelles qui résulterait de la survenance d'un cas de force majeure, au sens habituellement retenu par la jurisprudence des juridictions françaises.

Dans un premier temps, l'exécution du contrat sera suspendue pendant une durée d'un mois.

Si la durée de la force majeure est supérieure à un mois, chaque partie pourra résilier le contrat à tout moment par l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie, sans préavis et sans indemnité de part et d'autre.

Article 19

Clause autorisant la sous-traitance

THEMIS SYSTEM pourra sous-traiter ses obligations au titre du Contrat. THEMIS SYSTEM demeure l'unique responsable de l'exécution de la totalité du Contrat.

Lorsque la sous-traitance porte sur le traitement de Données Personnelles, THEMIS SYSTEM informe préalablement et par écrit le CLIENT de tout projet d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant ultérieur, y compris lorsque celui-ci appartient au même groupe de sociétés. Le CLIENT dispose d'un délai de quinze (15) jours pour s'opposer, pour des motifs légitimes liés à la protection des données, à ce changement. THEMIS SYSTEM ne fait appel qu'à des sous-traitants ultérieurs présentant des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées ; leur liste figure en Annexe 4. THEMIS SYSTEM demeure pleinement responsable à l'égard du CLIENT du respect par ses sous-traitants ultérieurs de leurs obligations.

Article 20

Assistance post-résiliation

À l'expiration ou à la résiliation du Contrat, quelle qu'en soit la cause, THEMIS SYSTEM maintient pendant trente (30) jours suivant la date de fin du Contrat (« Période de Transition ») l'accès du CLIENT à ses Données afin qu'il puisse les exporter, et lui apporte l'assistance prévue à l'article 4 (« Changement de fournisseur »). Toute assistance allant au-delà fait l'objet d'un contrat de services professionnels. Les stipulations du Contrat continuent de s'appliquer pendant la Période de Transition.

Article 21

Données et données personnelles

S'agissant des données personnelles figurant dans les Applicatifs, les Parties reconnaissent que le CLIENT agit en qualité de responsable du traitement, au sens du Règlement 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et que THEMIS SYSTEM agit en qualité de sous-traitant, pour le compte et sur instruction du CLIENT et exécutera les prestations concourant à la réalisation et à l'exploitation des Services dans le respect des dispositions de ce Règlement.

Les données traitées par THEMIS SYSTEM pour le compte du CLIENT resteront la propriété exclusive du CLIENT.

En application du Règlement, le CLIENT ainsi que les Utilisateurs finaux disposent sur leurs données personnelles des droits (i) d'accès, (ii) de rectification, (iii) d'effacement, (iv) de limitation et (v) de portabilité des données personnelles vers un prestataire tiers le cas échéant. Le Client ainsi que les Intervenants peuvent en outre s'opposer à tout moment au traitement des données personnelles. Ils peuvent faire valoir leurs droits en contactant privacy@themis-system.com, en justifiant de leurs identités.

En cas de litige, le Client et les Utilisateurs finaux disposent également du droit de saisir la CNIL. Toute demande d'effacement des données, loisible à tout moment à l'adresse susmentionnée, est susceptible d'empêcher l'exécution du Contrat, lorsqu'elle porte sur des données strictement nécessaires à cette exécution.

Audit de conformité

Une fois par année civile, le CLIENT pourra faire procéder, à ses frais et par un professionnel indépendant agréé par THEMIS SYSTEM, à un audit destiné à vérifier le respect par THEMIS SYSTEM de ses obligations en matière de protection des Données Personnelles. La demande est adressée par écrit moyennant un préavis de trente (30) jours. Le périmètre de l'audit est limité à la sécurité des traitements de Données Personnelles confiés par le CLIENT, sa durée ne peut excéder une (1) journée et il ne doit pas perturber l'activité de THEMIS SYSTEM. Le professionnel chargé de l'audit souscrit préalablement un engagement de confidentialité. En cas de manquement constaté imputable à THEMIS SYSTEM, ce dernier dispose d'un délai de trente (30) jours pour se mettre en conformité.

Article 22

Respect des lois

THEMIS SYSTEM se conformera aux obligations légales et réglementaires qui lui sont applicables en sa qualité de prestataire de services au regard de la loi applicable au contrat. THEMIS SYSTEM n'est pas tenu d'assumer les obligations légales et administratives du CLIENT, y compris celles se rapportant aux Services fournis dans le cadre du Contrat. Il appartient donc au CLIENT de s'assurer du respect des lois et de la réglementation le concernant, sans pouvoir rechercher la responsabilité de THEMIS SYSTEM.

Le CLIENT, pour sa part, s'engage également à se conformer aux lois en vigueur auxquels il est soumis, soit en raison de sa nationalité, soit en raison de sa localisation géographique. Il veillera notamment à respecter les dispositions applicables relatives au contenu des Données afin qu'aucune donnée contraire à la loi ne puisse être traitée par les services telles que des Données susceptibles, notamment, de faire l'apologie du crime ou du terrorisme, des Données relatives à la pédophilie et tout autre donnée prohibée.

Sauf s'il en est expressément disposé par ailleurs dans le présent Contrat, les Services fournis par THEMIS SYSTEM sont à destination du pays dans lequel le CLIENT a déclaré son adresse en tête du présent Contrat. L'utilisation desdits Services par des Utilisateurs Finaux qui ne seraient pas situés dans le pays où le CLIENT a mentionné son adresse, quoique n'étant pas expressément prohibés, pour autant que les dispositions contractuelles soient respectées, ne pourra en aucun cas permettre au CLIENT de faire valoir ses droits dans un pays différent de celui à destination duquel les services sont fournis.

Article 23

Loi applicable et attribution de compétence

La loi applicable au présent Contrat en toutes ses dispositions et conséquences est la loi française.

Tout litige, quelle que soit sa nature, relatif notamment à l'interprétation, la validité et l'exécution du présent Contrat passé avec THEMIS SYSTEM, même en cas de recours en garantie ou de pluralité de défendeurs, sera de la compétence exclusive du Tribunal Judiciaire de Lyon.

Article 24

Cession par THEMIS SYSTEM

THEMIS SYSTEM peut céder le Contrat à toute société qui reprend tout ou partie de son activité, après en avoir informé le CLIENT. Le cessionnaire est substitué à THEMIS SYSTEM dans l'ensemble de ses droits et obligations au titre du Contrat.

Le CLIENT ne peut céder le Contrat sans l'accord préalable et écrit de THEMIS SYSTEM.

Article 25

Dispositions spécifiques à l'assistant Intelligence Artificielle

Objet

Le Client reconnaît que le Service fourni par THEMIS SYSTEM inclut l'utilisation d'une Intelligence Artificielle générative (ci-après « IA Générative ») dans le cadre de son Assistant IA.

Utilisation conforme

THEMIS SYSTEM s'engage à mettre à disposition du Client l'Assistant IA dans le respect des lois et règlements en vigueur qui lui sont applicables.

Le Client s'engage à utiliser l'Assistant IA dans le respect des lois et règlements en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles, de propriété intellectuelle, et d'éthique. À ce titre il s'interdit de l'utiliser pour générer ou exploiter des contenus pouvant porter atteinte à des droits de tiers, illégaux, ou contraires à l'ordre public. Il s'engage également à ne pas tenter de contourner, modifier ou interférer avec le fonctionnement de l'Assistant IA, ni à l'utiliser de manière à nuire au bon fonctionnement de l'Application.

Propriété des résultats générés

Les résultats générés par l'Assistant IA sont considérés comme des Données et sont, à ce titre, la propriété du Client (ci-après les « Résultats »).

Exclusion de responsabilité

Les Résultats sont fournis sans aucune garantie portant sur leur pertinence, exhaustivité, ou précision. À ce titre, le Client reconnaît et accepte expressément que les Résultats peuvent être erronés, biaisés ou inappropriés. Dès lors, le Client accepte que la responsabilité de THEMIS SYSTEM ne puisse, en aucun cas, être engagée en cas de dommage, de quelque nature que ce soit, consécutif à l'utilisation de l'Assistant IA ou des Résultats. Le Client demeure le seul responsable de l'usage de l'Assistant IA et des Résultats, et, également en cas d'éventuelles réclamations de tiers.

Contrôle humain et déontologie

Les Résultats sont une aide et ne constituent pas un conseil juridique. Ils doivent être vérifiés par un avocat avant tout usage. Le CLIENT reste seul responsable du respect de ses obligations déontologiques dans son usage de l'Assistant IA, notamment du secret professionnel et du devoir de compétence.

Transparence

Les contenus produits par l'Assistant IA sont identifiés comme tels dans l'Application. Le CLIENT décide seul de leur reprise dans ses propres documents et communications.

Sort des données — Apprentissage de l'IA

THEMIS SYSTEM s'engage, pour son propre compte, à ne pas utiliser les Données du CLIENT pour entraîner, ré-entraîner ou améliorer ses propres modèles d'intelligence artificielle. THEMIS SYSTEM recourt exclusivement à des fournisseurs d'IA générative qui s'engagent à ne pas conserver les Données et à ne pas les utiliser pour entraîner ou améliorer leurs modèles. Les modèles d'IA générative sont exécutés dans l'Union européenne, via Google Vertex AI.

Confidentialité et données personnelles

Les données personnelles traitées par THEMIS SYSTEM dans le cadre de l'utilisation de l'Assistant IA le sont conformément aux engagements de confidentialité du Contrat et conformément aux dispositions spécifiques portant sur la protection des données personnelles.

Article 26

Dispositions diverses

Dans l'hypothèse où une ou plusieurs clauses viendraient à être déclarées nulles par une décision de justice ou s'avéreraient impossible à mettre en œuvre, la validité des autres dispositions ne sera pas affectée et les Parties s'engagent à négocier de bonne foi une disposition de remplacement.

Les titres et sous-titres figurant dans le présent Contrat sont inclus à titre de pure commodité. De convention expresse entre les Parties, ces titres et sous-titres ne pourront en aucun cas servir à interpréter quelque disposition que ce soit du présent Contrat.

Le fait pour une Partie de ne pas revendiquer l'application d'une disposition quelconque du présent contrat ou d'en tolérer l'inexécution de façon temporaire ou permanente, ne pourra en aucun cas être interprété comme une renonciation par cette Partie à exercer les droits qu'elle détient au titre des présentes. Le fait pour une Partie de tolérer une inexécution ou une exécution imparfaite du Contrat ou plus généralement de tolérer tout acte, abstention ou omission de l'autre Partie non conforme aux dispositions du présent Contrat ne saurait conférer un droit quelconque à la Partie qui bénéficie d'une telle tolérance.

Le présent Contrat exprime l'intégralité de l'accord des Parties et se substitue à tout accord antérieur, écrit ou oral explicite et implicite. Il constitue la seule volonté des Parties. Il ne pourra être modifié que par un avenant signé des représentants habilités des deux Parties.

Les Parties élisent domicile aux adresses figurant en tête des présentes auxquelles devront être adressées les notifications, sauf en cas de changement d'adresse, qui devra être notifié à l'autre Partie dans les plus brefs délais. En cas de changement d'adresse, toute notification effectuée aux adresses mentionnées à l'acte ou à la dernière adresse ayant fait l'objet d'une notification sera réputée valable, sauf s'il était prouvé que la Partie auteur de la notification avait connaissance de l'adresse effective de la Partie à laquelle elle adresse sa notification.

Les Parties reconnaissent qu'elles agissent en qualité de co-contractants indépendants. Le présent contrat ne peut avoir pour effet de créer entre elles une société ou association de forme quelconque.

Fonctionnalités principales

THEMIS permet notamment :

• la gestion clients et contacts ;
• la gestion des dossiers ;
• le suivi des temps passés ;
• la gestion et le suivi des tâches ;
• l'édition de factures et avoirs, et la génération des factures ;
• le suivi des règlements et le suivi par compte comptable ;
• l'export comptable au format CSV ;
• le stockage de fichiers en ligne et le partage de documents ;
• les calendriers partagés ;
• la synchronisation des emails professionnels ;
• la messagerie interne ;
• l'extraction de données et les grilles d'analyse ;
• la gestion des modèles de documents ;
• l'assistant intelligent, la recherche juridique (Légifrance, JudiLibre et autres sources officielles), la consultation des registres d'entreprises et la bibliothèque documentaire du cabinet ;
• les suggestions de l'assistant soumises à validation (initiatives) ;
• la facture électronique au format Factur-X ;
• le complément Microsoft Word, l'application mobile, l'agent Themis pour Windows et le serveur MCP ;
• une disponibilité en deux langues (FR/EN).

Préconisations techniques des postes accédant à THEMIS

• Une des trois dernières versions des navigateurs suivants : Chrome (recommandé), Firefox, Edge ou Safari.
• Mémoire vive : 4 Go minimum.
• CPU : Intel Core i3 ou Core M et supérieurs.
• Résolution minimale : 1024 × 768.
• Connexion Internet — individuel : 2 Mbit/s (ADSL, VDSL, SDSL, Fibre) ; équipe d'intervenants : 8 Mbit/s (SDSL, Fibre).

Les débits mentionnés ci-dessus concernent uniquement l'application THEMIS. Il convient de prendre en compte les autres services utilisant la bande passante. Le débit influe directement sur certaines actions dans l'application THEMIS SYSTEM.

Pré-requis — messageries électroniques et calendrier

• Le module de synchronisation bidirectionnelle des emails nécessite une messagerie externe supportée (Microsoft, etc.).
• Les emails des messageries @gmail gratuites, @avocat-conseil ou encore ProtonMail ne peuvent pas être synchronisés avec THEMIS.
• Le module de synchronisation bidirectionnelle du calendrier nécessite un compte externe supporté (Microsoft, etc.).

Pré-requis — stockage

Les stockages externes, incluant certaines fonctionnalités dédiées (par exemple l'ouverture d'un fichier Word avec SharePoint), nécessitent un compte professionnel (par exemple Microsoft 365).

Pour les utilisateurs n'ayant pas de compte externe, ou souhaitant profiter de l'offre de stockage de THEMIS, THEMIS fournit une prestation de stockage.

Amazon Web Services — AWS EMEA SARL

Siège social UE : 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg

Amazon Web Services constitue l'infrastructure principale d'hébergement de l'application Themis. L'ensemble des services est déployé exclusivement dans les régions européennes (Paris et Irlande). Les transferts vers des pays tiers sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et le cadre EU-US Data Privacy Framework, incorporés au Data Processing Agreement AWS. AWS est certifié ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 2 Type II et HDS.

Cloudflare, Inc.

Siège social : 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, États-Unis — Représentant UE : Cloudflare Limitless Limited, Irlande

Cloudflare est utilisé pour certains composants d'infrastructure. Les transferts vers des pays tiers sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et le cadre EU-US Data Privacy Framework, incorporés au Data Processing Addendum v6.3. Cloudflare est certifié ISO 27001, ISO 27701, ISO 27018 et SOC 2 Type II.

Google Cloud EMEA Ltd

Siège social UE : Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande

Google Cloud est utilisé pour certains composants d'infrastructure et pour l'intelligence artificielle générative (Vertex AI), déployés exclusivement dans les régions européennes (principalement Paris). Les transferts vers des pays tiers sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, le cadre EU-US Data Privacy Framework et les Règles d'Entreprise Contraignantes (BCR) de Google approuvées par la CNIL, incorporés au Cloud Data Processing Addendum. Google Cloud est certifié ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 2 Type II et HDS.

Finalités des traitements confiés

Les traitements réalisés ont pour finalité la fourniture, l'exploitation et la sécurisation de la solution logicielle du CLIENT, incluant notamment :

• hébergement et gestion des contacts et annuaires professionnels ;
• gestion et organisation des communications électroniques (emails, messages, historiques) ;
• gestion des calendriers, événements et rendez-vous ;
• gestion des tâches, workflows et suivi d'activité ;
• gestion et émission de facturation ;
• gestion, stockage, classement et consultation de documents électroniques ;
• génération et mise à disposition de rapports d'activité ;
• gestion comptable associée à l'activité du CLIENT ;
• gestion de la relation CLIENT, dossiers et suivi des interactions ;
• gestion des prospects et opportunités commerciales ;
• maintenance technique, sécurité, journalisation et continuité du service.

Catégories de personnes concernées

Les données traitées peuvent concerner :

• les salariés et dirigeants du CLIENT ;
• les collaborateurs, associés, stagiaires ou prestataires autorisés ;
• les clients et prospects du CLIENT ;
• les contacts professionnels du CLIENT (partenaires, fournisseurs, correspondants) ;
• toute personne dont les données sont intégrées par le CLIENT dans ses dossiers ou documents professionnels.

Dans le cadre de l'activité juridique du CLIENT, ces données peuvent également concerner des tiers liés aux dossiers (parties, témoins, experts, représentants, notaires, commissaires de justice, avocats, etc.), sous la responsabilité exclusive du CLIENT.

Catégories de données personnelles traitées

Données courantes

• données d'identification (nom, prénom, fonction, société) ;
• coordonnées (adresse, email, téléphone) ;
• identifiants de compte et données d'authentification ;
• données de connexion, logs techniques et historiques d'accès ;
• informations professionnelles et organisationnelles ;
• données économiques et financières (facturation, paiements, références comptables) ;
• contenus des documents, emails, notes, agendas et dossiers ;
• données nécessaires au support technique et à la sécurité.

Données particulières liées à l'activité juridique

Les contenus saisis par le CLIENT peuvent inclure, sous sa seule responsabilité et lorsque nécessaire à ses missions :

• des données sensibles au sens de la réglementation (ex. santé, opinions, données sociales, etc.) ;
• des données relatives à des infractions, procédures ou condamnations ;
• toute information figurant dans les pièces, assignations, conclusions, mémoires, consultations, correspondances ou dossiers juridiques.

THEMIS SYSTEM n'exploite pas ces données pour son propre compte et n'en détermine ni la nature ni la finalité.

Durée de conservation des données

Pendant le contrat

Les données sont conservées pendant toute la durée d'utilisation du service par le CLIENT.

Après résiliation

À la cessation du contrat, sauf obligation légale contraire, les données restent accessibles au CLIENT pendant la Période de Transition de trente (30) jours prévue à l'article 20 afin de permettre leur export ; à l'issue de ce délai, elles sont supprimées.

Obligations légales spécifiques

Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi l'impose, notamment les données de facturation et comptables ainsi que les journaux techniques nécessaires à la sécurité ou à la preuve des opérations. Dans ce cas, l'accès est strictement limité et les données sont conservées uniquement pour satisfaire ces obligations.

Obligations de THEMIS SYSTEM

THEMIS SYSTEM s'engage à :

• traiter les données uniquement sur instruction du CLIENT ;
• garantir la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données ;
• mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité, l'intégrité et la disponibilité des données ;
• assister le CLIENT, dans la mesure du raisonnable, pour répondre à ses obligations réglementaires (droits des personnes, sécurité, notification d'incident, etc.) ;
• informer le CLIENT de toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance ;
• veiller à ce que tout sous-traitant ultérieur présente des garanties suffisantes en matière de protection des données.

Sort des données sur instruction du CLIENT

Sur demande formulée avant la fin du délai de récupération post-contrat, THEMIS SYSTEM pourra :

• restituer les données dans un format exploitable ;
• confirmer leur suppression ;
• fournir les informations nécessaires pour assurer la continuité du service chez un autre prestataire, lorsque cela est techniquement possible.

Périmètre des données sauvegardées

Sont incluses dans le périmètre de sauvegarde :

• les données métiers saisies par les Utilisateurs (dossiers, contacts, notes, historiques, etc.) ;
• les documents et fichiers importés dans la plateforme (hors stockage externe, ex. SharePoint) ;
• les paramètres de configuration du compte CLIENT.

Ne sont pas inclus :

• les données supprimées volontairement par le CLIENT ;
• les exports réalisés localement par le CLIENT ;
• tout contenu externe stocké hors de la plateforme THEMIS.

Politique de sauvegarde

Fréquence des sauvegardes

THEMIS met en œuvre une sauvegarde incrémentale, réalisée au minimum toutes les 24 heures.

Rétention des sauvegardes

Sauf stipulation contractuelle spécifique, les sauvegardes quotidiennes sont conservées au minimum 30 jours. THEMIS se réserve la possibilité d'ajuster ces durées afin d'améliorer la sécurité ou la performance, sans réduction substantielle du niveau de protection.

Sécurisation des sauvegardes

THEMIS applique les mesures suivantes :

• chiffrement des sauvegardes en transit et au repos ;
• stockage dans une infrastructure sécurisée ;
• séparation logique entre production et sauvegardes ;
• restriction d'accès aux seules personnes habilitées ;
• journalisation des accès et opérations sensibles.

Les sauvegardes sont stockées de manière à limiter les risques liés aux défaillances matérielles, aux erreurs humaines, aux incidents de sécurité et aux catastrophes affectant l'infrastructure principale.

Garantie de restauration

Objectif de restauration (RTO)

En cas d'incident nécessitant une restauration, THEMIS met en œuvre tous moyens raisonnables pour rétablir le service dans un délai cible de 24 heures maximum (selon la gravité de l'incident et le volume de données concerné).

Perte de données maximale acceptable (RPO)

Compte tenu de la fréquence des sauvegardes, le RPO indicatif est de jusqu'à 24 heures de données. THEMIS met en œuvre les meilleures pratiques pour réduire ce délai lorsque cela est techniquement possible.

Procédure de demande de restauration

Le CLIENT peut solliciter une restauration via le support technique THEMIS, en précisant l'environnement concerné, la date/heure cible souhaitée et le motif de la demande. THEMIS :

1. confirme la faisabilité technique ;
2. informe le CLIENT des impacts éventuels ;
3. procède à la restauration après validation.

Selon la nature de la demande, une restauration peut remplacer les données existantes, nécessiter une interruption temporaire du service ou entraîner la perte des données modifiées après la date restaurée.

Tests et vérification des sauvegardes

THEMIS effectue des tests réguliers de restauration, des contrôles automatisés d'intégrité des sauvegardes et des vérifications de cohérence des données restaurées.

Licence

THEMIS SYSTEM concède à l'Utilisateur, pour la durée de l'abonnement du CLIENT, une licence limitée, non exclusive, non transférable et révocable d'installation et d'utilisation du Complément. Toute autre utilisation, notamment la redistribution, la décompilation ou l'utilisation à des fins concurrentes, est interdite.

Compte et usage professionnel

Le Complément requiert un compte Themis actif. Il est réservé à un usage professionnel, par des professionnels du droit et leurs collaborateurs.

Contenus générés

Les suggestions, analyses et rédactions produites dans le Complément sont des Résultats au sens de l'article 25 et sont soumises aux mêmes règles : elles ne constituent pas un conseil juridique et doivent être vérifiées par l'Utilisateur avant tout usage.

Fin de l'accès

L'accès au Complément prend fin avec l'abonnement du CLIENT ou en cas de manquement aux présentes conditions. L'Utilisateur peut désinstaller le Complément à tout moment depuis Microsoft Word.